Crédit photo: Manoir du Lac William
C’est déjà une chose, et une grande, de convaincre toute son équipe de travail d’organiser ses horaires et de mettre le prix pour que l’on ait enfin, quelque part, loin des préoccupations du bureau, la bonne discussion, la vraie, que l’on attend depuis si longtemps. Mais trouver le lieu qui sache réellement contribuer à évacuer tout ce qui pourrait nuire à l’évolution vers une vision commune en est une autre.
Un lieu où l’on sera enfin seuls
Ce que demandent les groupes professionnels à Audrey Pomerleau, directrice des ventes, lorsqu’ils se déplacent jusqu’au Centre-du-Québec pour venir discuter au Manoir du Lac William, c’est d’abord et avant tout de bénéficier de la salle la plus fermée possible. Le nec plus ultra qu’elle peut leur offrir est alors souvent un salon privé, annexé à leur salle de conférence, afin que les discussions se poursuivent ou qu’aucun délai ne s’ajoute à cause d’une pause ou d’un repas qui s’étire.
Manoir du Lac William
Ce n’est souvent qu’après ces longues séances de surchauffage des neurones que ce type d’invités se montrent plus disposés à rejoindre la salle commune pour souper ou se dégourdir les jambes dans une activité de groupe. Trouver une salle où les usagers pourront déjà s’accorder un grand bol d’air, entre deux bonnes idées, contribuera alors grandement à ce que les pauses ne soient pas attendus trop désespérément :
« Ce n’est pas tout le monde qui a des fenêtres qui s’ouvrent non plus. Donc, l’idéal, ce serait une belle salle avec un éclairage naturel et peut-être même un accès extérieur qui permet de mettre le nez dehors. Je crois que lorsqu’on s’enferme dans une même salle pendant une, deux, voire trois journées, on veut avoir au moins une vue sur l’extérieur. » – Audrey Pomerleau, Lac William
Cette dernière concède que le maintien d’un climat propice à la réflexion n’est pas qu’une question de locaux. Elle remarque que, contrairement aux vacanciers, désireux de s’imprégner de la chaleur des lieux qui les accueillent, les groupes en lac-à-l’épaule aspirent généralement à des équipes hôtelières assez bien coordonnées pour savoir briller… par leur discrétion. Michel Arcand, professeur de gestion à l’UQTR, et parfois animateur lors de ce genre d’événement, abonde aussi en ce sens : « Lorsqu’on a une assemblée départementale, il n’y a rien qui m’agace plus que quelqu’un qui vient porter des muffins en pleine réunion. Pour moi, ça, c’est saboter une réunion. Donc, quand quelqu’un a payé pour un lac-à-l’épaule, il faut qu’il s’assure de travailler avec des pros qui donnent ce que l’on veut et qui le donnent bien. »
Un lieu qui saura « captiver » son groupe
Pourvoirie de la Seigneurie du Triton
Le changement de lieu est déjà un premier pas pour briser le rythme et être prêt à prendre un peu plus de temps pour découvrir ceux qui partagent notre quotidien sous d’autres facettes :
« Chaque fois que vous changez le cadre, vous créez un isolement. Les gens ne se reconnaissent pas nécessairement dans le nouveau cadre. Ils ont besoin d’être plus proches les uns des autres. » – Taïeb Hafsi, HEC, Montréal.
Théoriquement, admettent autant les chercheurs que les gens de l’hôtellerie, un changement de lieu en zone urbaine serait aussi susceptible d’apporter la dose de dépaysement nécessaire que le creux des forêts. Et Annie Tremblay directrice de la Seigneurie du Triton, s’est déjà elle-même laissé tenter par les ambiances urbaines, le temps d’une planification stratégique de sa pourvoirie de la Mauricie.
Mais dans les faits, tout ce beau monde semble s’entendre pour dire que l’éloignement des distractions urbaines constitue un charme supplémentaire aux yeux des organisateurs, notamment, explique madame Tremblay parce qu’ils ne verront pas des participants profiter de l’occasion pour convoquer des amis ou des partenaires du coin pour un rendez-vous : « Ils ne peuvent donc pas disparaitre dans la nature. Ils ne peuvent pas non plus créer un mini groupe et dire : ‟ Ce soir, nous autres, on a décidé qu’on allait manger dans tel restaurant plutôt qu’à tel endroit. ”. C’est impossible. Donc, dès le premier soir, il n’y a pas vraiment de travail. On casse la glace et tout le monde va souper ensemble. Par la suite, on va proposer une activité autour du feu de camp. » À cela s’ajoutent les discussions durant le déplacement… en bateau, en train ou en hydravion, dans le cas de sa Seigneurie!
Afin d’éviter que les tourments du monde extérieur ne viennent troubler les moments de rencontres, Michel Arcand va jusqu’à accorder sa prédilection aux chalets loin des zones d’accès internet. Les milieux hôteliers, par contre, tentent de se faire un peu plus accommodants devant notre dépendance aux réseaux virtuels. Il est toutefois bon de vérifier les possibilités, très variables, d’un établissement à l’autre, si l’on compte réaliser une téléconférence ou accéder à tout autre service ultra-technologique dans le fond des bois… ainsi qu’un plan B, au cas où le PowerPoint ferait défaut, puisque le technicien informatique le plus près est parfois à quelques heures de route!
Où les temps libres font partie de la recette
Une règle d’or que propose la directrice du Triton, après tant d’heures de route, est de ne pas trop surcharger l’horaire, par souci de profiter au maximum de chaque seconde, ou par crainte de l’ennui : « Il faut être capable de profiter du lieu, sinon les gens vont repartir frustrés. Admettons qu’il y a un amateur de pêche qui a seulement des activités de formation durant ces trois journées; lui, il a l’eau à la bouche en voyant revenir les pêcheurs le soir, avec leurs beaux poissons. ». Pour Taïeb Hafsi, il ne s’agit pas là que de faire plaisir à quelques-uns, mais bien de laisser un ingrédient essentiel à la planification de l’événement : le temps aux idées de décanter : « Ce sont des éléments cruciaux. Être capable d’arrêter pour laisser les gens aller jouer au golf ou quelque chose comme ça, cela peut accroitre de manière importante l’efficacité de la rencontre. »
Pourvoirie de la Seigneurie du Triton
Michel Arcand, qui croit qu’il n’est que très rarement nécessaire de passer plus d’une ou deux journées pour faire le plein de bonnes idées, insiste néanmoins sur le fait que ces moments essentiels de pause servent non seulement à s’aérer les esprits, mais aussi à donner le temps à chacun de vivre, en coulisse, des échanges essentiels qui peuvent aider à mieux cerner les zones d’ombre et faire avancer les choses : « On va prendre une marche, on discute, on prend un café ou quelque chose comme cela. Cela peut nous aider à relativiser quelque chose qui a peut-être été pris pour un fait consensuel et qui ne l’est peut-être pas tant que ça. Le lendemain, lorsqu’on recommence, par exemple, on peut peut-être regarder les choses et s’assurer que l’on a pris les bons moyens pour régler les problèmes. »
Non seulement ces échanges peuvent survenir durant un moment de liberté, mais ils sont parfois attendus entre certains acteurs-clés. Le contexte informel leur permet parfois de se donner les moyens d’évoluer vers un consensus, dans une atmosphère à mille lieues de la joute verbale et des démonstrations statistiques :
« On est en train de faire de la pêche, il y a de l’action qui se passe autour. Alors vient un moment où on doit laisser tomber le sujet parce qu’il faut puiser la truite de l’autre, parce qu’elle est trop grosse pour que l’autre la mette dans le bateau tout seul. Donc, tout ça fait que finalement, oui, on va revenir à l’essentiel, mais comme il se passe autre chose autour, ça va aider à briser beaucoup la glace. Ils sont deux dans le bateau, sans oreilles indiscrètes autour, alors ce qui se passe dans le bateau, ça reste dans le bateau. Quand des gens ont besoin de se parler un peu plus franchement, je suis pas mal certaine que c’est la meilleure place pour le faire. » – Annie Tremblay, Pourvoirie de la Seigneurie du Triton
Annie Tremblay pense aussi que les organisateurs potentiels doivent résister à la tentation de trop en faire pour s’assurer de plaire à tout le monde. Il vaudrait mieux pour eux de s’assurer de trouver le lieu qui répond au besoin initial, de tranquillité ou de consolidation, et de chercher à en bénéficier au maximum, plutôt que multiplier les petits extras pour plaire à tout le monde. Elle admet que, si les clients en font la demande, il lui est toujours possible d’accueillir un DG le samedi soir, ou un entrepreneur en team building de leur choix. Mais ce type d’ajout n’a pas toujours beaucoup de succès. La plupart du temps, les établissements hôteliers ont déjà leurs propositions et leurs collaborateurs habituels, plus conformes à leur façon de faire dont ils peuvent garantir la qualité des services.
Par ailleurs, Annie Tremblay remarque que même ses visiteurs les moins enclins au plein air, finissent presque toujours par se laisser tenter par les activités sur place, au moins le temps de montrer que leurs ambitions ne se laisseront pas arrêter par un simple ver de terre au bout d’un hameçon : « Il y a des gens qui se sont mis de beaux défis là-dedans. Lorsque les gens sont rendus au stade de discuter ensemble du point où leur entreprise s’en va, je pense qu’ils sont capables de surmonter certaines choses qui les sortent de l’ordinaire. »
Marie-Hélène Proulx, fondatrice
Pour en savoir plus :
- Pour comprendre ce qu’est et à quoi peut bien servir un lac-à-L’épaule, voir Pourquoi
- Parce qu’il faut s’assurer de trouver les bonnes personnes et les bons moyens d’ouvrir le dialogue, consultez Qui
- Enfin, si vous vous sentez prêt à passer à travers les différentes étapes de la planification, voyez Comment
