L’art de planifier

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L’art de recevoir, à l’ère du #Metoo – partie 2

de Marie-Hélène Proulx, fondatrice

Pour certains gestionnaires, les célébrations de reconnaissance ou du fameux party de Noël demeurent des contraintes coûteuses en temps et en argent que l’on répète par obligation. Ce désintérêt se manifeste par la tendance à déléguer l’organisation à un subalterne, ou encore, à reprendre chaque année la même formule, pour sentir les mêmes récriminations, sous les remerciements officiels. Mais peut-on réellement attendre davantage d’une soirée avec un beau discours entre deux verres de vin?

Pour Jean Lagueux, qui a enseigné 20 ans à l’ITHQ, avant de le faire en science de la gestion, à l’UQAM, la réponse est simple : encore faut-il savoir ce que l’on veut: « C’est devenu une profession, d’organiser des événements. Quand on laisse cela à l’adjointe administrative, elle est peut-être bien bonne, mais est-ce qu’elle a pensé à toutes les dimensions ? Le fameux concept qui est pensé en événementiel, c’est le ROI, ‟Return on investment ” : je dépense 15 000$ sur un party, qu’est-ce que j’en retire? Je me débarrasse de cela ou j’ai réussi vraiment à passer un message, à créer des liens ? Je pense à une petite activité simple : faire parler la comptabilité et le marketing ensemble. C’était sournois, mon plan, mais j’ai réussi. Est-ce qu’on pensa cela? Certaines organisations le font, mais pas d’autres. »

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Et les dimensions à ne pas oublier, que mentionne Jean Lagueux, doivent toucher une multitude d’aspects, puisqu’aucune solution ne s’applique à tous. En plus des objectifs spécifiques, les organisateurs doivent savoir prendre en considération un style d’accueil correspondant à la culture d’entreprise, choisir entre un charmant petit coin perdu, où les convives seront plus captifs, ou opter, au contraire, pour une activité urbaine, d’où chacun peut s’évader au premier signe d’ennui. Ajoutons à cela une planification, de minute en minute, afin d’éviter que les grands discours ne se trouvent emmêlés au brouhaha des esprits éméchés et un endroit assez vaste pour favoriser les déplacements et les échanges.

Et, même si tous ces facteurs, et bien d’autres, semblent satisfaire à la demande, rien ne remplace, aux yeux de monsieur Lagueux, une visite en chair et en os, et de consulter directement les organisateurs sur place afin d’éviter les mauvaises surprises de dernières minutes : « J’ai travaillé longtemps dans l’hôtellerie et, parfois, il y a même des hôtels où des groupes se retrouvent à proximité l’un de l’autre. Donc, il y a un party de Noël, mais deux concurrents, deux banques, par exemple, sont là en même temps. Cela aurait dû être vu dans l’organisation de l’hôtel, mais cela n’a pas été le cas. C’est comme mettre du feu aux poudres. » À travers toutes ces variables, les experts s’entendent néanmoins sur les espaces plus propices aux débordements. Tout en haut de cette liste, Julie Faucher, du département des sciences administratives de l’ITHQ, mentionne les célébrations à l’intérieur des murs de l’entreprise! « Parce que j’ai investi la place. Si j’ai envie de vomir, je sais où est la toilette. Je sais où aller me cacher si je veux aller faire une niaiserie. ».

Alexis Plourde-Dinelle, qui propose l’option d’animation de groupes sur les lieux du travail, remarque aussi que les groupes sont plus faciles à encadrer lorsqu’ils viennent au Randolph :

« Quand on s’en va chez eux, ils ont leur confort, leur manière de faire et des fois, ils n’en sortent pas assez. On voudrait les en sortir, mais leur bureau est à côté d’eux. C’est plus difficile. Quand j’en ai fait moi-même dans des bureaux, je me suis fait plus souvent dire ‟Tu es chez nous. Tu es dans nos bureaux et ici on fonctionne comme cela. On va jouer à ton jeu, mais tu dois respecter les règles.” Alors là, tu réponds ‟D’accord, on va faire comme vous voulez. ” Mais quand tu es ici, tu n’entends jamais cette phrase. Parce que mon animateur va souvent dire ‟Ici, c’est chez moi, vous allez suivre mes règles.” » Alexis Plourde-Dinelle, gérant du Randolph Quartier Latin

Crédit photo de Greyson Joralemon sur Unsplash

Julie Faucher nuance toutefois en ajoutant que cette occasion d’intégrer un cadre en cherchant une autre destination exige néanmoins une certaine volonté de prise en charge, qui ne s’applique pas à tous les contextes : « Si le party se déroule dans un bar, il faut anticiper le pire. La responsabilité revient aux clients de s’assurer qu’il y ait un peu d’organisation autour de cela. De la sensibilisation. Mais ce n’est pas simple. » Mais celle-ci croit qu’il est possible de s’en sortir sans briser l’esprit de la fête, par une animation soutenue et une chronologie bien réfléchie des événements :

« L’idéal c’est d’être préventif, d’annoncer dès le départ que l’on souhaite que les relations restent harmonieuses, de proposer des alternances entre l’eau et l’alcool, ou entre le jus et l’alcool. De les mettre en action : encore là, si on bouge beaucoup, si on est dans des jeux, dans des activités, on a moins le temps de boire. Ce sont des façons d’organiser sans que cela ait trop l’air moralisateur. »

L’énumération des règles de conduite, verbalement ou par écrit, avant toute entrée dans l’action, est d’ailleurs une démarche déjà intégrée à des types d’entreprises, comme les jeux d’évasion. Alexis Plourde Dinelle assure aussi qu’il est beaucoup plus facile de mobiliser les membres d’un groupe, même ceux qui donnent du fil à retordre, lorsque ces règles sont expliquées et que chacun comprend qu’il doit renoncer à sa zone de confort : « Éventuellement, ils vont se laisser aller dans la partie, parce qu’ils vont se rendre compte qu’ils seraient l’exception de l’événement, et ce n’est pas ce qu’ils veulent. Ils veulent quand même faire partie de l’événement. » Cette animation soutenue aide aussi à prévenir ou à redresser les déraillements au sein même du groupe, ni vu ni connu : « Si une personne à l’intérieur d’un groupe ne se fait pas respecter, ça arrive, soit que nous allons la mettre de l’avant dans le prochain jeu et on va la sortir d’une situation problématique pour la mettre dans une situation d’autorité. »

Pourtant monsieur Plourde Dinelle constate que la communication demeure souvent un maillon faible de l’organisation.  En effet, au sein des entreprises, il a pu observer comment l’audace dont il peut faire preuve pour satisfaire à la demande du client peut être freinée par un manque de communication entre les invités potentiels : « L’animateur va devoir enlever des jeux de sa liste, parce que le groupe ne sera pas enclin à y jouer, par exemple les jeux où on doit affronter le ridicule, comme des mimes ou des chansons. On va les envoyer plus vers de la culture générale, des quiz plus personnalisés. Mais on vit des problèmes avec ces gens-là pour la simple raison qu’ils ne s’attendaient pas à être là et qu’ils ont le droit de ne pas vouloir participer à cette activité, par ce qu’eux pensaient seulement venir souper. Il y a des gens qui viennent ici sans avoir lu le mémo. Ils ont lu pour savoir l’heure ou le lieu, mais ils n’ont pas fait de recherches pour savoir ce que c’était. »

Pourtant, Alexis Plourde Dinelle et son équipe, comme plusieurs autres représentants récréotouristiques, ne demandent pas mieux que d’ouvrir leur jeu et de révéler leurs meilleures cartes aux gestionnaires qui lui demandent d’organiser une activité pour eux. Cela constitue souvent l’élément clé qui l’aidera à atteindre la qualité et le niveau d’adaptation que le Randolph est en mesure d’offrir : « Quand tu as un patron qui est vraiment impliqué, il peut te dire ‟Fais attention, ce genre de friction est déjà arrivé, il faudrait éviter ce débat-là.” Les barèmes, ça aide à t’enligner. Ça te permet de savoir jusqu’où tu peux aller. C’est sûr que quand il y en a trop, ça restreint. Mais à ce moment, tu peux faire la mention au patron ‟Regardez, moi j’avais prévu cela, je voulais toucher cela, êtes-vous d’accord ?” Quand je dis que j’avais prévu toucher cela, c’est plutôt dans le sens que, lorsqu’il y a des activités de team building, c’est parce qu’il y a des problématiques ou des non-dits. »

Cette implication de la part du gestionnaire, et même la mobilisation qu’elle peut exiger de l’équipe afin de trouver la meilleure solution, répond, de l’avis de la professeure de gestion de l’ITHQ Julie Faucher, à l’impératif de démontrer que l’événement a bel et bien été créé pour eux : « Si c’est le moindrement impliquant pour tout le monde, si on constate que les gestionnaires ont vraiment réfléchi à cela, très souvent, cela va être mieux reçu que s’ils ont l’impression que c’est quelque chose qui a été pensé à la vitesse de la lumière et qui est une espèce de fête pour se débarrasser, parce qu’il en faut une fête. » Cet élément est donc loin d’être négligeable si les employés manifestent une réticence à s’adonner à l’activité et, à plus forte raison, si le but ultime est plutôt de leur démontrer une forme de reconnaissance!

Pour mieux comprendre les élément qui peuvent mettre le feu au poudre et laisser quelques souvenirs indésirables, après une fête de bureau, voir L’art d’encadrer.
Pour connaître les risques juridiques et sociaux des attitudes harcelantes en contexte de célébration, ainsi que les moyens de les prévenir, en se serrant les coudes, voir l’Art de prévenir, à paraître, dans les semaines suivantes.

Mots-clés: #hôtellerie #célébration #débordement #gestion de conflit #planificateur d’événement #communication interne #parcours-client

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